Minął pierwszy tydzień od wejścia w życie nowelizacji KSH umożliwiającej organom spółek kapitałowych funkcjonowanie w formie zdalnej, bez konieczności osobistego kontaktu ich członków. Obecnie zarówno posiedzenia rad nadzorczych, zarządów, jak i zgromadzenia właścicielskie, mogą odbywać się przy pomocy środków porozumiewania się na odległość. Co ważne, możliwość taka istnieje nawet, jeśli nie została wprost przewidziana w ramach statutu czy umowy spółki. Trzeba jednak pamiętać, że umowa albo statut w dalszym ciągu mogą wyłączyć lub ograniczyć możliwość obradowania tych organów w formie zdalnej.

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Organ zwołujący, czyli co do zasady zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, musi pamiętać o wskazaniu w zawiadomieniu, że dopuszczalny jest udział w zgromadzeniu również w formie elektronicznej. Konieczne jest także podanie do wiadomości wspólników, w jaki sposób mogą wziąć udział w zgromadzeniu, np. poprzez wskazanie aplikacji z jakiej należy skorzystać. Wspólnik musi ponadto wiedzieć w jakiej formie odbywać będzie się głosowanie oraz w jaki sposób może zostać udzielony mu głos w trakcie zgromadzenia.

Walne zgromadzenie w spółce akcyjnej

W podobny sposób uregulowane zostały zasady zwoływania walnych zgromadzeń w spółkach akcyjnych. Zwołujący zgromadzenie jest uprawniony do przesądzenia, czy możliwe jest dodatkowo uczestnictwo w omawianym wydarzeniu korporacyjnym w formie zdalnej, zaś w przypadku podjęcia pozytywnej decyzji ma obowiązek poinformować o tym fakcie akcjonariuszy. Ponadto trzeba pamiętać, że obrady walnych zgromadzeń spółek publicznych (tj. podmiotów, których akcje występują na rynku regulowanym albo alternatywnym) muszą być transmitowane na żywo, a przez to dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Obowiązek uprzedniego ustalenia regulaminu

Na łamach Dziennika Gazety Prawnej dr Radosław Kwaśnicki i Karol Szymański wskazują, że „aby przeprowadzić zgromadzanie z elementem >>zdalnym<<, konieczne jest, by uprzednio rada nadzorcza (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zaś, w której organ ten nie występuje – sami wspólnicy, procedując choćby pisemnie) określiła w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w organie właścicielskim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wspomniany regulamin nie może ustalać wymogów utrudniających uczestnictwo w zgromadzeniach na odległość oraz warunków nieproporcjonalnych do potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa procedowania.” Ponadto przywołani eksperci wyjaśniają, iż „Obowiązek opracowania przywołanego regulaminu stanowi również pewną ochronę wspólników oraz akcjonariuszy przed arbitralnością w doborze środków łączności elektronicznej przez osoby zwołujące zgromadzenie”.

Zgromadzenia właścicielskie służą również innym celom poza podejmowaniem uchwał. W ich trakcie często prowadzona jest dyskusja nad istotnymi kwestiami dotyczącymi funkcjonowania spółki. Zdaniem ekspertów z RKKW, w celu realizacji tej funkcji organu właścicielskiego trzeba pamiętać, że: „każdy uczestnik zgromadzenia spółki kapitałowej na odległość musi mieć zapewnioną możliwość dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym z pozostałymi osobami biorącymi udział w wydarzeniu. Chodzi w szczególności o porozumiewanie się z przedstawicielami zarządu, rady nadzorczej oraz innymi wspólnikami czy akcjonariuszami.” Doktor Radosław Kwaśnicki i Karol Szymański w powyższym kontekście podkreślają również, że: „Trzeba umożliwić takim osobom realizowanie wszystkich przysługujących im praw korporacyjnych, jak uczestniczenie w dyskusji oraz prezentowanie projektów uchwał, w takim samym zakresie, jakby byli fizycznie obecni w sali obrad.”

Posiedzenia zarządu i rad nadzorczych

Ponadto w drodze nowelizacji KSH została wprowadzona powszechna zdolność uczestnictwa w posiedzeniach zarządu i rad nadzorczych (tak spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółek akcyjnych) przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Odmiennie niż do tej pory możliwość taka ma być zasadą, a nie wyjątkiem. Podobnie jak w przypadku zgromadzeń właścicielskich, sposobność odbycia posiedzenia z elementami zdalnej komunikacji może jednak zostać wyłączona lub ograniczona w umowie albo statucie spółki. Co najważniejsze, w przypadku posiedzeń rad nadzorczych, zmiany te dotyczą również sytuacji, gdy w trakcie posiedzenia będą podejmowane uchwały w sprawach personalnych. Innymi słowy, aktualnie możliwe jest podejmowanie przez radę nadzorczą rozstrzygnięć w obszarze składu i kompozycji zarządu także przy skorzystaniu z mechanizmów najnowszej technologii.

Czytaj więcej: Dziennik Gazeta Prawna „Spółki już w pełni zdalnie zarządzane”