Nowe zasady funkcjonowania organów spółek kapitałowych w formie zdalnej

8 kwietnia 2020

Minął pierwszy tydzień od wejścia w życie nowelizacji KSH umożliwiającej organom spółek kapitałowych funkcjonowanie w formie zdalnej, bez konieczności osobistego kontaktu ich członków. Obecnie zarówno posiedzenia rad nadzorczych, zarządów, jak i zgromadzenia właścicielskie, mogą odbywać się przy pomocy środków porozumiewania się na odległość. Co ważne, możliwość taka istnieje nawet, jeśli nie została wprost przewidziana w ramach statutu czy umowy spółki. Trzeba jednak pamiętać, że umowa albo statut w dalszym ciągu mogą wyłączyć lub ograniczyć możliwość obradowania tych organów w formie zdalnej.

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Organ zwołujący, czyli co do zasady zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, musi pamiętać o wskazaniu w zawiadomieniu, że dopuszczalny jest udział w zgromadzeniu również w formie elektronicznej. Konieczne jest także podanie do wiadomości wspólników, w jaki sposób mogą wziąć udział w zgromadzeniu, np. poprzez wskazanie aplikacji z jakiej należy skorzystać. Wspólnik musi ponadto wiedzieć w jakiej formie odbywać będzie się głosowanie oraz w jaki sposób może zostać udzielony mu głos w trakcie zgromadzenia.

Walne zgromadzenie w spółce akcyjnej

W podobny sposób uregulowane zostały zasady zwoływania walnych zgromadzeń w spółkach akcyjnych. Zwołujący zgromadzenie jest uprawniony do przesądzenia, czy możliwe jest dodatkowo uczestnictwo w omawianym wydarzeniu korporacyjnym w formie zdalnej, zaś w przypadku podjęcia pozytywnej decyzji ma obowiązek poinformować o tym fakcie akcjonariuszy. Ponadto trzeba pamiętać, że obrady walnych zgromadzeń spółek publicznych (tj. podmiotów, których akcje występują na rynku regulowanym albo alternatywnym) muszą być transmitowane na żywo, a przez to dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Obowiązek uprzedniego ustalenia regulaminu

Na łamach Dziennika Gazety Prawnej dr Radosław KwaśnickiKarol Szymański wskazują, że „aby przeprowadzić zgromadzanie z elementem >>zdalnym<<, konieczne jest, by uprzednio rada nadzorcza (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zaś, w której organ ten nie występuje – sami wspólnicy, procedując choćby pisemnie) określiła w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w organie właścicielskim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wspomniany regulamin nie może ustalać wymogów utrudniających uczestnictwo w zgromadzeniach na odległość oraz warunków nieproporcjonalnych do potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa procedowania.” Ponadto przywołani eksperci wyjaśniają, iż „Obowiązek opracowania przywołanego regulaminu stanowi również pewną ochronę wspólników oraz akcjonariuszy przed arbitralnością w doborze środków łączności elektronicznej przez osoby zwołujące zgromadzenie”.

Zgromadzenia właścicielskie służą również innym celom poza podejmowaniem uchwał. W ich trakcie często prowadzona jest dyskusja nad istotnymi kwestiami dotyczącymi funkcjonowania spółki. Zdaniem ekspertów z RKKW, w celu realizacji tej funkcji organu właścicielskiego trzeba pamiętać, że: „każdy uczestnik zgromadzenia spółki kapitałowej na odległość musi mieć zapewnioną możliwość dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym z pozostałymi osobami biorącymi udział w wydarzeniu. Chodzi w szczególności o porozumiewanie się z przedstawicielami zarządu, rady nadzorczej oraz innymi wspólnikami czy akcjonariuszami.” Doktor Radosław Kwaśnicki i Karol Szymański w powyższym kontekście podkreślają również, że: „Trzeba umożliwić takim osobom realizowanie wszystkich przysługujących im praw korporacyjnych, jak uczestniczenie w dyskusji oraz prezentowanie projektów uchwał, w takim samym zakresie, jakby byli fizycznie obecni w sali obrad.”

Posiedzenia zarządu i rad nadzorczych

Ponadto w drodze nowelizacji KSH została wprowadzona powszechna zdolność uczestnictwa w posiedzeniach zarządu i rad nadzorczych (tak spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółek akcyjnych) przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Odmiennie niż do tej pory możliwość taka ma być zasadą, a nie wyjątkiem. Podobnie jak w przypadku zgromadzeń właścicielskich, sposobność odbycia posiedzenia z elementami zdalnej komunikacji może jednak zostać wyłączona lub ograniczona w umowie albo statucie spółki. Co najważniejsze, w przypadku posiedzeń rad nadzorczych, zmiany te dotyczą również sytuacji, gdy w trakcie posiedzenia będą podejmowane uchwały w sprawach personalnych. Innymi słowy, aktualnie możliwe jest podejmowanie przez radę nadzorczą rozstrzygnięć w obszarze składu i kompozycji zarządu także przy skorzystaniu z mechanizmów najnowszej technologii.

 

Czytaj więcej: Dziennik Gazeta Prawna „Spółki już w pełni zdalnie zarządzane”

czytaj także.

Wspieramy reorganizację grupy kapitałowej

15 lutego 2024

Zobacz więcej

Bronimy Klienta przed szantażem korporacyjnym

6 lutego 2024

Zobacz więcej

Sukces Klienta RKKW w sprawie dotyczącej uchwały delistingowej

31 stycznia 2024

Zobacz więcej

Dobre Praktyki NewConnect 2024

9 stycznia 2024

Zobacz więcej

Kancelaria RKKW wspierała Klienta z branży OZE przy uruchomieniu międzynarodowego marketplace’u

4 stycznia 2024

Zobacz więcej

Klient RKKW wygrywa spór z konserwatorem zabytków

28 grudnia 2023

Zobacz więcej

Sąd stwierdza nieważność niekorzystnych dla Klienta RKKW zmian w umowie spółki z o.o.

6 grudnia 2023

Zobacz więcej

Spór o wykładnię umowy zakończony sukcesem dla Klienta RKKW

15 listopada 2023

Zobacz więcej

Prawnicy RKKW skutecznie chronią Klienta przed wyłączeniem ze spółki

6 listopada 2023

Zobacz więcej

Kancelaria RKKW doradzała spółce z branży OZE w zawarciu nowej umowy finansowania

27 października 2023

Zobacz więcej

Redaktor Naczelny hotelarskiego serwisu branżowego zobowiązany do publikacji dwóch sprostowań prasowych

28 września 2023

Zobacz więcej

Partnerzy RKKW uczestnikami corocznej konferencji IR Global

13 września 2023

Zobacz więcej