Regulamin pracy zdalnej – co powinien zawierać?

W rzeczywistości, w której obecnie się znaleźliśmy, szczególnego znaczenia nabiera możliwość wykonywania przez pracowników pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Choć popularny „home office” był dotąd wykorzystywany głównie w ramach stosunków B2B (z ang. business-to-business), ustawa z dnia 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[1] („Specustawa COVID-19”), po raz pierwszy wprowadziła definicję legalną pracy zdalnej i możliwość jej wykonywania przez czas oznaczony na polecenie pracodawcy[2]. Tym samym pracodawcy stanęli przed potrzebą wprowadzenia regulacji, które zapewnią, że strony stosunku pracy będą mogły należycie wykonywać swoje obowiązki w formie „home office”. Poniżej podpowiemy, jak skutecznie to zrealizować.

Praca zdalna a telepraca

Kodeks pracy nie reguluje zasad wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Zbliżoną instytucją prawną jest telepraca, a odnoszące się do niej postanowienia mogą stanowić pewną wskazówkę do przygotowania aktów regulujących wykonywanie pracy zdalnej u danego pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że ww. instytucje nie są tożsame, chociażby z uwagi na odmienne (szersze i skodyfikowane) obowiązki pracodawcy wobec pracownika w przypadku telepracy.

Regulamin pracy czy regulamin pracy zdalnej?

Regulacje dotyczące pracy zdalnej mogą być zamieszczone zarówno w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy, jak i w odrębnym dokumencie – np. regulaminie pracy zdalnej. W przypadku wybrania drugiej opcji, warto jednak podstawowe zasady – jak chociażby dotyczące trybu wnioskowania o pracę zdalną i wyrażania na nią zgody – zamieścić w regulaminie pracy. Pozwoli to na zachowanie spójności regulacji zawartych w obu dokumentach. Należy pamiętać o specyfice wprowadzania zmian w regulaminie pracy, a w przypadku odrębnego regulaminu pracy zdalnej – jego treść warto skonsultować z przedstawicielami pracowników.

Praca zdalna – czy dla każdego?

W pewnych branżach wykonywanie pracy zdalnej przez określone grupy pracowników (np. zatrudnionych przy produkcji) nie będzie możliwe. W regulaminie pracy można zatem wyłączyć określone grupy pracowników z uprawnienia do wnioskowania o pracę zdalną. W szczególności należy wziąć pod uwagę obiektywne kryteria, takie jak np. zagrożenie ciągłości funkcjonowania zakładu pracy. Co więcej, wyłączenia poszczególnych grup pracowniczych nie mogą naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu, czy też prowadzić do dyskryminacji pracownika.

Praca zdalna – na wniosek czy polecenie?

W art. 3 Specustawy COVID-19 przewidziano możliwość wykonywania pracy zdalnej, przez czas oznaczony, na polecenie pracodawcy, które jest dla pracownika wiążące[3]. Niemniej, w normalnych warunkach gospodarczych, najczęściej będzie dochodzić do wykonywania przez pracowników pracy zdalnej na skutek wniosku pracownika. Istotne jest zatem określenie zasad składania wniosku (terminu złożenia wniosku, formy jego złożenia, etc.) oraz jego rozpatrywania (osoby odpowiedzialnej za rozpoznanie, ew. wymaganej zgody przełożonego lub działu HR, terminu rozpoznania wniosku, formy wyrażenia zgody, etc.). Warto również zaznaczyć, że w szczególnych warunkach – np. gdy przewidują to powszechnie obowiązujące przepisy prawa – możliwe będzie polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, które będzie dla pracownika wiążące.

Co jeszcze wymaga uregulowania w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?

Pracodawcy pozostawiono pewną dowolność przy kształtowaniu zasad wykonywania pracy zdalnej. Nie można pomijać jednak obowiązków, które na pracodawcę nakłada Kodeks pracy. Tym samym należy pamiętać w szczególności o:

1. upewnieniu się, czy pracownik posiada odpowiedni sprzęt oraz warunki, które umożliwią mu wykonywanie pracy zdalnej – chodzi przede wszystkim o komputer z dostępem do Internetu oraz telefon; na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu do wykonywania pracy, dlatego przekazanie pracownikowi sprzętu służbowego z punktu widzenia ochrony danych wrażliwych zdaje się być rozwiązaniem bezpieczniejszym; w ramach pracy zdalnej (szczególnie tej wykonywanej na wniosek pracownika) dopuszczalne jest korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu;
2. określeniu zasad korzystania ze sprzętu służbowego/prywatnego, przekazywania dokumentów i danych, zabezpieczenia łączy internetowych, dostępu do informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy a także danych osobowych, do których będzie miał dostęp pracownik oraz sposobie ich zabezpieczenia – pracownik do należytego wykonywania zadań może potrzebować dostępu do danych, które pracodawca powinien w szczególny sposób chronić, dlatego dbałość o bezpieczeństwo tych dokumentów i trybu ich przekazywania pracownikowi jest szczególnie ważne[4];
3. ustaleniu sposobu ewidencji czasu pracy – tj. sposobu, w jaki pracownik ma potwierdzać swoją gotowość do pracy, jak i jej zakończenie, co może być dokonane np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres przełożonego, czy też logowanie się do wewnętrznego systemu pracodawcy – o ile zdalny dostęp będzie udzielony;
4. określeniu sposobu kontaktowania się pracownika z pracodawcą/przełożonymi oraz zlecaniu zadań i przekazywania dokumentów niezbędnych do ich wykonywania – w tym zakresie warto zwrócić uwagę na możliwość elektronicznego i telefonicznego przekazania zleceń, a także zadbać o zabezpieczenie dokumentów i danych przekazywanych pracownikowi tak, aby zabezpieczyć je przed dostępem osób trzecich;
5. ustaleniu zasad i sposobu kontroli pracy wykonanej przez pracownika – w tym zakresie można wprowadzić np. obowiązek codziennego raportowania wykonywanej pracy (np. poprzez sporządzenie zestawienia wykonanych czynności i przesłanie ich mailem np. do przełożonego) oraz konieczność dostępności pracownika w godzinach pracy pod wskazanym przez niego numerem telefonu; należy pamiętać, że kontrola w miejscu zamieszkania pracownika może być prowadzona wyjątkowo i wyłącznie za jego uprzednią zgodą;
6. wymogach związanych z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – na pracodawcy ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy – trudno jednak, aby pracodawca miał pełną kontrolę nad ich zrealizowaniem w domu pracownika (lub w innym miejscu gdzie będzie wykonywana praca zdalna, o ile taka możliwość zostanie przewidziana); warto opisać podstawowe zasady jakie powinno spełniać stanowisko pracy wykonywanej w domu; częstą praktyką jest żądanie od pracownika złożenia oświadczenia potwierdzającego, że miejsce wykonywania pracy zdalnej jest zorganizowane w sposób zapewniający świadczenie pracy zdalnej zgodnie z zasadami i przepisami BHP oraz że pracownik zobowiązuje się do przestrzegania tych zasad; należy także pamiętać, że pracodawca odpowiada za wypadek przy pracy – także ten, który mógł wydarzyć się w trakcie wykonywania pracy zdalnej – warto więc przewidzieć kwestię zgłaszania tego zdarzenia pracodawcy oraz możliwości przeprowadzenia przez pracodawcę procedury powypadkowej w miejscu świadczenia pracy zdalnej;
7. zasadach odwoływania z pracy zdalnej – może okazać się, że niezbędny będzie powrót pracownika do stałego miejsca wykonywania pracy dla zapewnienia należytej realizacji zadań, dlatego warto przewidzieć przypadki, w których odwołanie pracownika z pracy zdalnej będzie następowało, a także formę w jakiej będzie to komunikowane.

Powyżej przedstawiono przykładowy, schematyczny katalog regulacji związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracowników, który, w zależności od potrzeb pracodawcy, może być odpowiednio rozszerzony lub zawężony. Warto zwrócić szczególną uwagę na zasygnalizowaną w niniejszym artykule kwestię zasad ochrony i bezpieczeństwa informacji i danych, do których dostęp będzie miał pracownik, a także zasad korzystania ze sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, w szczególności, gdy pracownik wykorzystuje prywatny komputer i łącze internetowe.

[1] Dz. U. z 2020 r. poz. 374, 567, 568.

[2] Vide: Art. 3 ust. 1 Specustawy COVID-19.

[3] Zgodnie z art. 100 §1 Kodeksu pracy, obowiązkiem pracownika jest stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa pracy lub umowy o pracę.

[4] Ciekawe i przydatne wskazówki odnoszące się do przesyłania danych oraz programów, które mogą być wykorzystane do komunikacji pracowników z pracodawcą zostały opisane na stronie Ministerstwa Cyfryzacji pod poniższym linkiem: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/razem-ale-osobno–to-powinniscie-wiedziec-o-pracy-zdalnej.