Tajemnica przedsiębiorstwa a prywatna poczta pracownicza

Zastrzeżenie na dokumencie „do użytku wewnętrznego” jest informacją dla pracowników, że informacje zawarte w dokumencie nie powinny być ujawniane na zewnątrz. Jest to sposób indywidualizacji obowiązku poufności zawartej w umowie o pracę/współpracę (co do przedmiotu poufności).

Samo przesłanie przez współpracownika dokumentów, zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa, poza sieć znajdującą się pod kontrolą przedsiębiorcy (np. na prywatną pocztę) jest naruszeniem tego obowiązku. Potwierdził to (po raz kolejny) Sąd Okręgowy
w Warszawie w wyroku z dnia 28 lipca 2023 r., XXII GW 777/21. Z wyroku tego płyną dalsze ciekawe wnioski:

• jeśli pracownik twierdzi, że wysyłanie dokumentów na prywatną pocztę było potrzebne do wykonywania umowy i odbyło się za domniemaną zgodą przedsiębiorcy, który znał i akceptował taką praktykę, powinien wykazać obie te okoliczności. Zgoda na posługiwanie się prywatną pocztą w celu wykonania obowiązków w domu, nie oznacza zgody na wysyłkę w każdym innym celu.
• A zatem: samo dopuszczenie prywatnej poczty pracowniczej do obiegu dokumentów nie pozbawia przedsiębiorcy ochrony, jeśli w danym przypadku nie da się tego uzasadnić potrzebą wykonania umowy. Trudno mówić o takiej potrzebie, jeśli pracownik na wypowiedzeniu przesyła do siebie znaczną ilość dokumentów.

My niezmiennie rekomendujemy Klientom, aby wykluczać prywatną pocztę ze służbowego obiegu. Wypływ dokumentu poza sieć kontrolowaną przez przedsiębiorcę oznacza utratę nad nim fizycznej kontroli, co samo w sobie jest źródłem ryzyk. Aby nie dawać współpracownikom przestrzeni do niepotrzebnych dywagacji w razie sporu, wewnętrzne regulacje powinny zarówno jasno określać co jest tajemnicą, jak i wskazywać operacje których nie wolno wykonywać w odniesieniu do dokumentów, zawierających tajemnicę. Przedsiębiorca powinien też wdrożyć narzędzia weryfikujące przestrzeganie tych zakazów.