Od dziś wchodzą w życie nowe zalecenia dotyczące dowodów w postępowaniach odwoławczych w sprawach dotyczących znaków towarowych

Nowe zalecenia zostały wypracowane w ramach Programu Konwergencji przez urzędy krajowe ds. własności intelektualnej wraz z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) i ujęte w dokumencie Wspólny Komunikat o Wspólnej Praktyce w odniesieniu do dowodów w postępowaniu odwoławczym w sprawach dotyczących znaku towarowego: składania, struktury i przedstawiania dowodów oraz postępowania z dowodami poufnymi (dalej jako: Wspólna Praktyka).

Jaki jest zakres Wspólnej Praktyki?

Zakresem Wspólnej Praktyki objęte są kwestie dotyczące:

• rodzaju dowodów i ich dopuszczalności na etapie postępowania odwoławczego,
• środków dowodowych i źródeł dowodów, w tym ich autentyczności, prawdziwości i wiarygodności,
• ustalania właściwej daty dowodów,
• sposobów przedstawiania dowodów,
• poufności dowodów.

Kiedy dowód może zostać dopuszczony na etapie postępowania odwoławczego?

We Wspólnej Praktyce przewidziano wyjątek od zasady niedopuszczalności przedkładania dowodów po raz pierwszy na etapie postępowania odwoławczego. Przedłożenie dowodu będzie możliwe, kiedy dowód taki jest istotny dla rozstrzygnięcia sprawy, a ponadto dowód nie został przedłożony w należytym terminie z ważnej przyczyny. Za ważną przyczynę uznane zostały sytuacje, kiedy dowód stanowi jedynie uzupełnienie istotnego dowodu, przedłożonego w należytym terminie, dowód służy zakwestionowaniu ustaleń dokonanych lub zbadanych z urzędu przez organ pierwszej instancji i zawartych w decyzji, od której służy odwołanie lub dowód wyszedł na jaw niedawno lub nie był wcześniej dostępny w żaden inny sposób.

Nowy dowód nie powinien zaś zostać dopuszczony jeśli strona świadomie stosuje taktykę opóźniania lub wykazuje się rażącym niedbalstwem lub gdy dopuszczenie dowodu prowadziłoby do nieuzasadnionego przedłużenia postępowania.

Jakie środki dowodowe i źródła dowodów są dopuszczalne w postępowaniach odwoławczych w sprawach dotyczących znaków towarowych?

Wspólna Praktyka potwierdza, że w postępowaniach dotyczących znaków towarowych toczących się w postępowaniach odwoławczych można przedstawiać różnego rodzaju środki dowodowe. Otwarty katalog środków dowodowych zawiera m. in.: faktury i inne dokumenty handlowe, katalogi, ogłoszenia i reklamy, publikacje, próbki, dokumenty urzędowe i poświadczone, zeznania świadków, oświadczenia złożone pod przysięgą, badania rynkowe, wyciągi z mediów społecznościowych oraz inne dokumenty takie jak certyfikaty, rankingi i nagrody.

Co istotne, we Wspólnej Praktyce zwrócono uwagę na rozwój internetowego handlu i marketingu oraz rosnącą z tej przyczyny liczbę dowodów pozyskiwanych z Internetu. Stąd też kluczowe było przygotowanie zaleceń i informacji dotyczących dowodów internetowych, ich źródeł, wiarygodności i przedstawiania. Opisano również czynniki, które mogą mieć wpływ na autentyczność, prawdziwość i wiarygodność wszystkich rodzajów dowodów, w tym dowodów uzyskanych z Internetu.

Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę przy ocenie autentyczności i prawdziwości dowodów?

Zgodnie ze Wspólną Praktyką, dokonując oceny autentyczności i prawdziwości dowodów, należy wziąć pod uwagę między innymi osobę, od której pochodzi dowód oraz zdolność osoby do składania zeznania, źródło dowodu, okoliczności jego przygotowania, czy adresata. Należy ponadto ocenić, czy treść dowodu wydaje się rozsądna, sensowna i wiarygodna. Daty lub elementy dodane później do dowodów (np. odręczne daty w dokumentach drukowanych) mogą poddawać w wątpliwość autentyczność i prawdziwość tych dowodów. Zbadanie wszystkich dowodów powinno obejmować również sprawdzenie, czy istnieją niespójności między przedstawionymi dowodami.

W jaki sposób ustala się właściwą datę dowodów?

Zważywszy, że przy ocenie dowodów istotna jest kwestia daty dokumentu lub dowodu, we Wspólnej Praktyce przedstawiono zalecenia pozwalające na określenie daty w sytuacji, gdy nie wynika ona z samego dowodu.

I tak, w przypadku dowodów internetowych dopuszczalne jest skorzystanie z wyszukiwarek i serwisów archiwizacji stron internetowych, znaczników czasu generowanych przez komputer czy z narzędzi oprogramowania śledczego. Można jednak skorzystać również z innych możliwości jak np. poświadczenia notarialnego.

W jaki sposób przedstawić dowody?       

Dowody powinny zostać przedstawione w sposób uporządkowany, jasno i precyzyjnie, za co odpowiedzialność ponosi strona postępowania. We Wspólnej Praktyce wyróżniono pięć grup zaleceń dotyczących: (i) wszystkich rodzajów składania dokumentów (ii) składania dokumentów drogą tradycyjną, w tym fizycznych przedmiotów (iii) składania dokumentów drogą elektroniczną (iv) składania dokumentów faksem i (v) nośników danych.

Jeśli organ stwierdzi, że:

• dowód nie jest zawarty w załącznikach do pisma,
• załączniki nie są kolejno ponumerowane,
• strony w załącznikach nie są ponumerowane,
• z pismem nie przedłożono spisu załączników,
• spis nie zawiera w odniesieniu do każdego dokumentu lub dowodu informacji takich jak numer załącznika, krótki opisu dokumentu lub dowodu lub – w stosownych przypadkach – liczba stron, numer strony pisma, na której wspomina się o dowodzie

wezwie stronę do uzupełnienia braków.

W jaki sposób zastrzec poufność dowodu?

Przedkładając poufny dowód, strona powinna poinformować, że dany dowód powinien zostać oznaczony jako poufny i w taki sposób traktowany. Ponadto, wniosek powinien zawierać uzasadnienie oraz wyraźne określenie, czy zachowanie poufności dowodu odnosi się również do drugiej strony postępowania, czy jedynie do osób trzecich.

Organ, przed którym toczy się powstępowanie, oceni wniosek o zachowanie poufności, uwzględniając wszelkie szczególne interesy przedstawione we wniosku, w tym skutki uwzględnienia lub odrzucenia wniosku dla strony wnioskującej o zachowanie poufności.

A co z dowodami przedkładanymi w innych postępowaniach?

W wielu aspektach zalecenia nie ograniczają się do postępowań odwoławczych, a odnoszą się ogólnie do dowodów przedkładanych w postępowaniach dotyczących znaków towarowych. W tym zakresie Wspólna Praktyka może być wykorzystywana nie tylko w postępowaniach odwoławczych, ale również w postępowaniach prowadzonych w pierwszej instancji.

Czy zalecenia wskazane we Wspólnej Praktyce są wiążące?

Wspólna Praktyka nie jest wiążąca. Dokument ten stanowi zbiór zaleceń, które organy mogą stosować i przyjmować, jeżeli uznają to za wartość dodaną i rozwiązanie korzystne.

Od kiedy obowiązują zasady wskazane we Wspólnych Praktykach?

Nowe zasady dotyczące dowodów w postępowaniach odwoławczych w sprawach dotyczących znaków towarowych obowiązują w postępowaniach przed Urzędem Patentowym PR od 30 czerwca 2021 r. dla postępowań wszczętych po tym dniu. Natomiast dla postępowań prowadzonych przed Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) Wspólna Praktyka obowiązuje również w postępowaniach odwoławczych wszczętych przed tą datą.