Przeszukanie stanowi czynność przymuszającą, mającą w założeniu umożliwić organom ścigania zebranie i zabezpieczenie dowodów oraz majątku na poczet ewentualnych przyszłych kar. Czynność ta może zostać przeprowadzona wobec określonej osoby albo pomieszczeń, tj. siedziby spółki lub jej organów, pomieszczeń wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności, a także w miejscu zamieszkania byłych i obecnych członków organów, akcjonariuszy czy udziałowców.

Przeszukanie może mieć miejsce w ramach każdego toczącego się postępowania karnego (wyjątkowo także przed jego wszczęciem), a decyzja o jego zarządzeniu należy do organu prowadzącego postępowanie.

Co istotne w kontekście kwestionowania zasadności przeszukania, decyzja o jego przeprowadzeniu nie może być dowolna i każdorazowo powinna być proporcjonalna do celu, któremu służy. Może być zarządzona wyłącznie wtedy, gdy pozyskanie jakiegoś dowodu jest niezbędne dla sprawy, a jego pozyskanie w inny, mniej dolegliwy sposób nie jest możliwe.

Co więcej, przeszukanie może być prowadzone wyłącznie w celu znalezienia przedmiotów mogących stanowić dowód w sprawie albo rzeczy mogących służyć zabezpieczeniu przyszłych kar środków karnych, przepadku, środków kompensacyjnych albo roszczeń o naprawienie szkody. Najczęściej będą to dokumenty, towary, nośniki danych.

Sama czynność może zostać przeprowadzona bezpośrednio przez prokuratora albo przez upoważnioną przez niego formację. Są to odpowiednio: Policja, CBA, ABW, SKW, Krajowa Administracja Skarbowa, Straż Graniczna, Żandarmeria Wojskowa, a także inne wskazane w ustawach instytucje. Wspomniana wcześniej zasada proporcjonalności obliguje organy ścigania do przeprowadzenia przeszukania adekwatnie do celu i z poszanowaniem praw zainteresowanego.

Przed rozpoczęciem przeszukania funkcjonariusz co do zasady obowiązany jest okazać postanowienie prokuratura lub sądu, stanowiące podstawę dokonywania czynności. Postanowienie to powinno zawierać w szczególności:

• nazwę organu, który je wydał, podpis, datę, miejsce wydania oraz sygnaturę postępowania, w którym jest ono dokonywane,
• wskazanie określonej formacji upoważnionej do dokonania przeszukania,
• rodzaj czynności, do której jest uprawniony funkcjonariusz ją przeprowadzający (dokonanie przeszukania, a zatrzymanie rzeczy lub osoby podejrzanej to odrębne czynności),
• datę przeszukania, tj. precyzyjne określenie dnia lub sformułowanie – niezwłocznie,
• określenie celu przeszukania i wymienienie rzeczy, które mają być odnalezione i zatrzymane,
• określenie sposobu dokonania przeszukania, np. wskazanie jakiej relacji biznesowej mają dotyczyć poszukiwane dane informatyczne,
• adresat postanowienia – może to być zarówno przedsiębiorca, jak i osoba fizyczna,
• uzasadnienie dla konieczności przeprowadzenia czynności obejmujące przedmiot sprawy,
• pouczenie o prawie złożenia zażalenia na przeszukanie.

W wypadkach niecierpiących zwłoki można dokonać czynności przeszukania na podstawie legitymacji służbowej, przy czym czynność taka podlega zatwierdzeniu przez prokuratora lub sąd w terminie 7 dni.

Przeszukanie powinno być prowadzone w porze dziennej, pomiędzy godziną 6:00 a 22:00. W czynności mają prawo brać udział osoba u której przeszukanie ma nastąpić, a także osoba przez taką osobę wskazana, przede wszystkim reprezentująca zainteresowaną osobę/podmiot. Przed rozpoczęciem czynności funkcjonariusz, dokonując niezbędnych formalności (m.in. okazanie legitymacji służbowej, okazanie upoważnienia do przeszukania i doręczenie jego kopii osobie uczestniczącej w czynności) , wzywa do dobrowolnego wydania poszukiwanych przedmiotów lub wskazania miejsca ich przechowywania.

Przeszukanie kończy się sporządzeniem protokołu z przeprowadzonej czynności podpisywanym przez funkcjonariusza, osobę, u której przeprowadzono czynność oraz wszystkie uczestniczące w niej osoby. Może on zawierać istotne oświadczenia osób uczestniczących w czynności, o co warto zadbać już na tym początkowy etapie sprawy. W przypadku zatrzymania przez funkcjonariuszy określonych rzeczy, powinien zostać wykonany ich spis i opis, a w przypadku ich zabrania, dodatkowo zainteresowanemu należy wręczyć pokwitowanie.

To właśnie głównie z uwagi na dokonanie zatrzymania rzeczy, stopień dolegliwości omawianej instytucji bywa istotny, w szczególności w przypadku podmiotów gospodarczych, gdzie często dochodzi do zabezpieczenia sprzętu służącego do bieżącego wykonywania pracy lub świadczenia usług.

Osobie, której prawa naruszono przeszukaniem przysługuje zażalenie do sądu na przeprowadzoną czynność. Termin na jego wniesienie wynosi 7 dni od dnia doręczenia postanowienia o przeszukaniu i zatrzymaniu rzeczy lub też o zatwierdzeniu przeszukania.