Działalność organów spółek handlowych w czasie epidemii COVID-19

Rozprzestrzenianie się koronawirusa oraz związane z tym środki ochrony mogą uniemożliwić fizyczną obecność na posiedzeniach członków rad nadzorczych oraz zarządów, a także organizację walnych zgromadzeń przy uczestnictwie licznego akcjonariatu.

Jak spółki mogą sobie radzić w tym czasie?        

Działalność rad nadzorczych i zarządów

Przepisy Kodeksu spółek handlowych, poza podejmowaniem uchwał na posiedzeniach, pozwalają na podejmowanie przez radę nadzorczą uchwał również w innych trybach:

• za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. telekonferencja lub wideokonferencja;
• w trybie pisemnym;
• poprzez przekazanie na posiedzeniu głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, przy czym w ten sposób nie mogą być procedowane sprawy wprowadzone do porządku obrad na posiedzeniu.

Wspomniane, szczególne tryby głosowania, przewidziane są niestety tylko dla sytuacji, kiedy tak stanowi umowa spółki albo jej statut. Dodatkowo w powyższych trybach nie można dokonać zmian personalnych w organach spółki, w szczególności odwołać, powołać oraz zawiesić w czynnościach członków zarządu. Oznacza to, iż przeprowadzenie posiedzenia rady nadzorczej w trybie telekonferencji czy wideokonferencji lub objęcie jego porządkiem obrad kwestii zastrzeżonych dla zwykłych posiedzeń i sposobów głosowań, może prowadzić do nieważności w ten sposób podjętych uchwał.

Jeszcze bardziej skomplikowana sytuacja jest w przypadku posiedzeń zarządów spółek kapitałowych. Kodeks spółek handlowych milczy bowiem o dopuszczalnych trybach ich procedowania. Dlatego też dopuszczalność działania tego organu poprzez wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub trybu pisemnego może być przedmiotem sporów.

Planowane zmiany ustawodawcze co do działania zarządów i rad nadzorczych

W związku z powyższym ustawodawca przygotował projekt nowelizacji Kodeksu spółek handlowych przewidujący:

• wprowadzenie zasady, że posiedzenia zarządów i rad nadzorczych mogą odbywać się również za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, bez potrzeby stosownego upoważnienia w umowie spółki/ statucie;
• wprowadzenie zasady, że zarządy i rady nadzorcze mogą podejmować uchwały również za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w trybie pisemnym lub poprzez oddanie głosu na piśmie na posiedzeniu za pośrednictwem członka organu, bez potrzeby stosownego upoważnienia w umowie spółki/ statucie;
• usunięcie ograniczeń co do spraw wyłączonych od rozstrzygania przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, oddawania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu oraz trybu pisemnego, co oznacza, iż w ten sposób będą mogły być rozstrzygane również wszystkie sprawy personalne, w szczególności powołanie i odwołanie członków zarządu spółki a także zawieszenie ich w czynnościach, ma pozostać jedynie ograniczenie, że oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu.

Do czasu jednakże wejścia w życie wskazanej nowelizacji nasze doradztwo, oparte na wieloletnim doświadczeniu w zakresie prawa spółek, poparte rekomendacją Rankingu Rzeczpospolitej, pozwoli Państwu na dobór obecnie najbardziej bezpiecznego rozwiązania.

ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW I WALNE ZGROMADZENIA

Mając na uwadze rozprzestrzenianie się koronawirusa oraz wytyczne władz państwowych pojawią się również pytania dotyczące możliwości odbycia zgromadzeń właścicielskich spółek. Czy zgromadzenia te mogą się odbyć? Z jakich instrumentów prawnych mogą korzystać spółki, aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom zgromadzeń?

Walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników w czasie koronawirusa

Z rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego wynika, że zakaz zgromadzeń dotyczy zgromadzeń w rozumieniu art. 3 ustawy Prawo o zgromadzeniach. Chodzi zatem o zgrupowania osób na otwartej przestrzeni dostępnej dla nieokreślonych imiennie (anonimowych) osób. Zgromadzenia spółek nie są więc naszym zdaniem zgromadzeniami w rozumieniu ustawy Prawo o zgromadzeniach – nie odbywają się one w otwartej przestrzeni ani nie są dostępne dla każdego anonimowego uczestnika. Niezależnie jednakże od braku formalnego zakazu organizowania zgromadzeń właścicielskich spółek, z całą pewnością zasadne jest rozważenie, czy w zaistniałej sytuacji możliwe jest zorganizowanie obrad w sposób zapewniający bezpieczeństwo ich uczestnikom, a jeżeli tak, to w jaki sposób to zrobić.

Internetowe zgromadzenie (e-WZ)

Poza podstawowym trybem odbywania zgromadzeń poprzez fizyczną obecność w miejscu walnego zgromadzenia, Kodeks spółek handlowych przewiduje również, iż statut może stanowić o możliwości odbycia walnego zgromadzenia z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji (e-WZ, internetowe zgromadzenie). Wymaga to jednakże fizycznej obecności w miejscu zgromadzenia co najmniej osoby wykonującej uprawnienia porządkowe i protokolanta (notariusza). Aktualnie niedopuszczalne są więc zgromadzenia całkowicie wirtualne.

Analogiczne zasady od 3.09.2019 r. obowiązują w przypadku spółek z o.o. W tym wypadku więc również konieczne jest odpowiednie upoważnienie w umowie spółki.

Dotychczas spółki niechętnie korzystały z tej formy organizacji zgromadzeń obawiając się wpływu ewentualnych nieprawidłowości na ważność podjętych uchwał.

Jednakże w związku z zaistniałą sytuacją powinno to ulec zmianie. Można też oczekiwać tutaj interwencji ustawodawcy.

Jeśli Państwa statut względnie umowa spółki nie przewiduje możliwości odbycia e-zgromadzenia i nie mogą Państwo czekać na interwencję ustawodawcy można rozważyć użycie również bardziej „klasycznych” instrumentów prawnych, jak np. pełnomocnictwo, w tym pełnomocnictwo udzielone elektronicznie a także zastanowić się nad zdalnym uczestnictwem członków zarządu (i ewentualnie rady nadzorczej) w zgromadzeniu.

Również w powyższej mierze oczywiście służymy Państwu pomocą.